工事日報をスマートフォンで提出できるようにしても、本社では担当者がその内容を原価集計表に打ち直している。こうした現場で先に見直したいのは、入力画面よりも、現場から本社へ情報を渡す工程です。

工事部門や業務改革の責任者に向けて、日報・工事写真・承認から最初の対象を一つに絞る基準を整理します。

この記事のポイント

• 繰り返し使う情報で、項目の意味と確定する人をそろえられる受け渡しが、システム化の候補です。
• 日報は確定値の再利用、工事写真は探しやすさ、承認は書類の不足や処理状況に着目します。
• 試行では現場と本社の工数を合わせて測り、訂正時にも情報が受け手まで届くかを確かめます。

工事日報が電子化されても転記が残る理由

日報では投入工数を作業班ごとに記録し、原価集計では工事番号と作業区分ごとにまとめる運用を考えます。一つの班が複数の工区に入った日に、班の合計工数だけを送っても、集計担当者は工区別の内訳を確定できません。転記の途中で内訳を確認しているなら、入力方法を変えても、その確認は残ります。

国土交通省の官庁営繕事業における生産性向上の取組では、工事関係書類の共通項目を各書式に反映する入力シートを公開しています。官庁営繕事業での例ですが、自社の受け渡しを見直す際にも、別の帳票で同じ意味のまま使える項目と、集計前に確認が要る項目を分ける手掛かりになります。

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建設業で最初にシステム化する業務はどこか

優先したいのは、受け渡しが繰り返し発生し、情報が遅れたり欠けたりすると次の作業が止まる箇所です。その中から、渡す側と受け取る側で項目の意味と更新する人を決められる工程を選びます。

日報の確定値を原価集計へ渡す

工事番号・作業区分・工数が現場で確定し、本社が同じ区分で集計するなら、その値を打ち直さずに渡す工程が候補です。翌日の人員配置に使う暫定値と、月次原価に反映する確定値は区別します。

作業区分が現場によって異なる場合は、共通に使う区分に対象を絞ります。複数工事にまたがる工数の振り分けなど、事情を踏まえた判断が必要な項目は、担当者が確定してから集計へ渡します。

工事写真は撮影時に検索の手掛かりを残す

検査書類をまとめるたびに撮影者へ施工箇所を聞き直しているなら、撮影日・工事番号・施工箇所を撮影時に写真と結び付ける作業が候補です。箇所の表記を図面や台帳に合わせ、発注者指定の分類がある場合は提出先の分類との対応も確認します。写真が検査の証跡として十分か、撮り直しが要るかは、施工条件を把握する担当者が判断します。

承認は書類不足と権限待ちを分ける

承認が遅れているなら、必要な資料がそろった時刻と、権限者が判断した時刻を分けて見ます。たとえば資材の代替品を確認する際、比較資料が不足しているなら、提出時に添付の有無を確認する仕組みが役立ちます。誰の手元で止まっているか分からない場合は、確認先と期限を見えるようにします。

現場で決められる範囲や、発注者との協議が必要な条件が曖昧な場合は、先に工事部門が権限を整理します。そのうえで、システムに提出・差し戻し・承認の経過を残します。

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最初の現場で、何を測って継続を決めるか

日報を選ぶなら、一つの現場で確定した工数を、本社の集計先一つへ渡す範囲で試します。試行の前後で、現場の入力と本社の転記・照合にかかる工数を合わせて測り、記録の確定から受け手が使えるまでの時間も比べます。測定対象の件数や工事の段階をそろえると、本社で減った手間が現場へ移っていないかを判断しやすくなります。

通常の記録に加え、確定後に工数を訂正した場合や、集計先に該当する工事番号がない場合も試します。訂正を誰に知らせるか、集計から漏れた記録を誰が見つけ、どこに戻せば処理を再開できるかを確認します。

全体の工数が減り、受け手が必要な時点で確定値を使え、例外時の修正も追えるなら、対象を広げる根拠になります。受け手による補正が繰り返される場合は、その理由を確かめ、項目の定義や確定手順を見直してから展開します。

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おわりに

直近の日報・写真・承認から一件を選び、受け手が何に使い、何を確認し直したかを、渡した担当者と一緒に確かめてみてください。その確認から、仕組みで支えられる作業と、担当者に残す判断を切り分けられます。

YopazのITコンサルティングでは、現状の課題を整理し、既存システムとの連携を含めた要件の検討を支援しています。見直したい受け渡しについて、次の工程で誰がその情報を使うのか、現場や本社でどんな作業が残っているのかをお問い合わせからお聞かせください。