現場日報を電子化しても、工務担当者が別の帳票へ数字を写し、本社が同じ記載内容を確認するなら、手間は残ります。工事部門や管理部門の責任者が最初に確かめたいのは、その作業が誰の判断に使われ、どんな証拠を残すためにあるかです。

この記事のポイント

• 帳票の転記、目的が重なる承認、確定条件が伝わらない引き継ぎから見直します。
• 作業を廃止・統合できるかは使い道で判断し、必要な承認と証跡は残します。
• 一つの現場で通常時と例外時の両方を試し、現場と本社を合わせた手間と待ち時間を比べます。

建設DXの前に見直すべき業務は？

最近使った書類を一件選び、誰が記入し、誰が確認し、その後どんな判断に使ったかをたどると、次の三つの問題を見つけやすくなります。

帳票ごとの転記が残る

日報に記録した当日の作業人数を、工務担当者が同じ工事・日付・集計単位で週報にも手入力しているとします。週報に別の様式が必要でも、同じ数字を毎回書き直す手順は見直せます。ただし、欄名が同じ「作業人数」でも、翌日の予定人数と当日の実績人数では、集める時点と用途が異なります。転記かどうかは、何をいつ数えた値かまで照らし合わせて判断します。

同じ目的の確認が承認経路に重なる

二つの部署が書類の日付や工事番号を順に確認し、二人目の承認まで提出が止まる場合を考えます。両者が同じ誤記を確認しているなら、承認を二段階にする必要があるかを検討できます。一方、追加費用の負担を判断する部署には、書類の誤記確認とは別の責任があります。

確定前の情報が引き継がれる

現場が見積依頼用の仮数量を購買担当へ送り、購買側が発注できる数量だと受け取ったとします。確定状況が伝わらなければ、購買担当は問い合わせて判断を待つことになります。そのまま手配を進めると、数量が変わったときにやり直しが生じます。

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何をやめ、何をそろえ、何を残すか？

分類に迷ったら、受け手に「この記録が届かないと、どの判断が止まりますか」と聞きます。普段は参照しない記録も、検査や変更時に証跡として使う場合があります。用途と提出・保存の要件を確かめたうえで、作業ごとに扱いを決めます。

• やめる候補は、別の報告で同じ目的を満たし、保存する必要もない社内向けの控えなどです。閲覧だけで足りる担当者は、承認経路から通知先に移せるかを検討します。
• そろえる候補は、同じ値を参照する帳票や、同じ基準で行う確認です。参照元と訂正を反映する担当を決めます。資材数量の引き継ぎでは、誰が数量を確定するかを明記し、見積依頼と発注それぞれの開始条件をそろえます。
• 残す対象は、安全・品質・費用などに関する独立した判断と、契約や社内規程に沿って提出・保存する記録です。何を確認して承認するかを明記し、判断者と結果を後からたどれるようにします。

取引先の指定様式や提出経路を変える場合は、契約や仕様を確認し、関係者と合意します。関東地方整備局の営繕工事に関する方針では、同局の営繕部や営繕事務所が入札公告を行う対象工事について、省略できる提出・提示書類を着手前に受発注者で協議するとしています。また、国土交通省の建設業向けICT指針の概要では、元請・下請間で書類のやり取りを合理化する取り組みが示されています。

一つの現場で見直しの効果を確かめる

対象を一つの現場と一つの手順に絞ります。最近処理した資料を、作成した人、次に使った人、差し戻した人と確認し、作業にかかった時間と判断を待った時間を分けて記録します。

試行前に、現場の記入時間、本社での転記時間、承認依頼から判断までの経過時間、差し戻しの理由を控えます。変更後は工種や処理件数が近い期間で比べます。現場の入力が早くなっても、本社の照合が増えた場合は、両部門を合わせた手間が減ったかを確認します。誰が何を確認したか追えなくなった場合は、承認経路や記録の残し方を調整します。

通常どおりの案件に加え、承認後に数量が訂正されたケースも試します。元の記録を誰が直し、どの帳票に反映し、誰が再確認するかを実際にたどります。次の現場でも試すかを決める際は、変更した手順、残した確認、まだ合意できていない社外要件を持ち寄ります。

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おわりに

次の打ち合わせには、最近差し戻された帳票を一つ持ち寄ってください。誰が何を確認できずに止まったかをたどると、最初に見直す手順を絞れます。YopazのDX推進コンサルティングでは、現状把握の一環として、業務フローの可視化やボトルネックの整理を支援しています。見直す対象を絞りたい場合は、負担が大きい帳票や承認経路の例を添えてお問い合わせください。