注文はオンラインで受け付けているのに、納期回答が翌日にずれ込む。法人向け物販の受注業務を見直す事業責任者に向けて、注文がどこで止まるかを見極める方法を紹介します。

この記事のポイント

• 個別条件が多い取引では、注文を受けた時点と、出荷に回せる状態になった時点の差に着目します。
• 価格の照合、供給可否の判断、例外承認では、確認する情報も判断する担当者も異なります。
• 同じ注文の受付・確定・出荷を追い、どこで待ちが繰り返され、納期に影響しているかを調べます。

BtoB ECではどの工程がボトルネックになりやすいか？

個別価格や納期調整が多いBtoB ECでは、注文受付から受注確定までが第一の確認候補です。受注確定とは、価格や供給条件が決まり、例外時に必要な承認も済んで、注文を出荷に回せる状態になることです。

中小機構のBtoB EC解説が紹介するように、法人取引では取引先ごとに価格や決済条件を設定できます。オンラインで受け付けても、個別条件の確認は残る場合があります。定型注文ですぐに条件が決まる場合は、補充や出荷の処理能力も確認します。

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受注確定のどこで待ち時間が生まれるのか？

受注担当がその場で判断できない注文は、必要な確認が終わるまで先へ進めません。

受注確定までの待ちを、価格・供給条件・例外の判断に分けて確認します。

個別価格の確認が営業に戻る

見積時より注文数量が減るなど、取引条件が変わると、見積単価を適用できるか営業に確認が戻ります。中小機構の販売管理業務チェックポイントでも、見積への取引条件の記載や提示時の決裁権限を確認項目に挙げています。

在庫があっても納期を確約できない

在庫表示の数量に、すでに別の注文に割り当てた分が含まれていれば、新しい注文に使える数量は画面から判断できません。受注担当が在庫を照会できても、引当の可否や出荷日を物流側に聞かなければ回答できない運用では、その返答が来るまで注文が止まります。

例外注文が承認者のところで止まる

与信上限に近い取引先から追加注文が入るなど、通常の権限で処理できない注文は承認を待ちます。判断材料が足りず差し戻される場合と、材料がそろっていて承認者の返答を待つ場合を分けて考えます。

自社のボトルネックはどう見極めるか？

同じ注文の時刻を並べる：注文番号ごとに、受付・確定・出荷指示・実出荷の時刻を並べます。確定前に止まっていた注文は、確認を依頼した時刻と回答を受けた時刻も追い、作業時間と返答待ちを分けます。

標準注文と例外注文を分けて比べる：同じ種類の注文で、どの区間に待ちが繰り返し発生するかを確認します。記録がそろっていれば、通常日と繁忙日も分け、区間ごとの所要時間の中央値や終業時の未処理件数を比べます。

納期回答や出荷を遅らせている工程を絞る：注文が繰り返し滞留し、納期回答や出荷の遅れにつながっている工程を優先して調べます。特価注文が承認待ちで出荷の締めに間に合わない日が続くなら、確定前の承認が候補です。確定済みの標準注文が締め前から倉庫にたまり、翌日に持ち越されるなら、出荷側の処理能力を調べます。

待ちの原因に応じて、何から見直すべきか？

注文が滞る工程を絞ったら、何を待っているのかを確認し、その原因に合わせて見直す箇所を決めます。

• 確認に必要な情報が足りない場合：受付時に集める情報と、受注担当が参照する情報の所在を見直します。

• 承認者の判断を待っている場合：誰が何を基準に判断するかを明確にします。採算や与信に関わる承認は残します。

• 在庫や出荷に制約がある場合：在庫情報の更新が遅いなら、更新や参照の方法を見直します。実際に商品や出荷能力が不足しているなら、補充や出荷枠を見直します。

見直し後は、同じ種類の注文で受付から出荷までの時間を測り直し、納期遅れや誤出荷が増えていないかも確認します。

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おわりに

まずは、予定どおりに進んだ注文と納期が遅れた注文の時刻を並べ、どの工程で待ち時間に差が出たかを確認してください。滞留箇所と代表的な例外を整理したうえで、業務ルールと既存システムのどちらから見直すべきか検討したい場合は、Yopazへご相談ください。