締め時刻を過ぎても受注の確認が終わらず、倉庫が出荷準備に入れない日があります。受注や物流を管理する責任者が見ておきたいのは、注文が届いてから、倉庫が出荷指示を受け取るまでにどんな作業が残っているかです。

この記事のポイント

• Web受注に切り替える場合は、注文データが販売管理まで届き、伝票を作り直さずに済むかを確認します。
• 取引先がEDIやFAXを使い続ける場合も、売り手側の取り込みや確認の手順を見直せます。
• 試行では、受注担当者の作業時間と、倉庫に出荷指示が届くまでの時間を測ります。

BtoB ECの受注業務を他社はどう改善したか？

卸売3社の公開事例を、注文を販売管理に渡すまでの工程と、取引先に求めた変更に着目して見ていきます。

山栄フーズはWeb注文を出荷準備につないだ

ラーメン材料を卸す山栄フーズでは、同じ商品を取引先が異なる名前で呼ぶため、FAXの文面から該当商品を探す知識が受注担当者に求められていました。アイルの導入事例によると、同社は取引先がWeb画面で商品を選んで注文し、そのデータを販売管理の伝票に反映できるようにしました。倉庫では、その伝票を使ってピッキングを進めます。

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ピー・エス・インターナショナルはEDIとECを基幹システムにつないだ

化粧品を輸入・製造・販売するピー・エス・インターナショナルでは、取引先との受注に業界EDIを使っていましたが、基幹システムにつながっておらず、受注処理に手入力が必要でした。

アイルの公開事例では、同社は既存のEDIを使い続け、EDIを使わない中小規模の取引先には専用ECを設けたとしています。両経路の注文データを同じ基幹システムに取り込み、従来手作業だった受注処理のうち、約半分が自動化されたという報告です。

シモジマはFAXを残し、読み取りと確認を分けた

包装資材などを扱うシモジマでは、すべての取引先にWeb発注への切り替えや帳票の統一を求めることが難しく、FAXの入力に手間がかかっていました。インフォマートの導入事例によると、同社は読み取りやすい帳票から、FAXの文字をデータに変えるOCRを使い始めました。読み取った内容を画面で点検し、既に連携していた基幹システムに取り込んだ後も、確定前の確認を行っています。

取材時点でこの運用の対象は月4,000～5,000枚で、同社担当者は対象の作業時間が半分になったと説明しています。

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自社の受注業務はどこから見直すか？

取引先と注文の種類を一組選び、発注方法を変えられるか、販売管理に登録するまでにどこで手入力や確認が発生するかを確かめます。同じ取引先でも、定番品の補充と、営業が条件を調整する特注品では、試せる範囲が変わります。

• Web受注を試す場合は、定番品などに対象を絞ります。取引先が普段使う商品名で対象商品を見つけ、正しい注文単位を選べるか、その注文から販売管理の伝票を作れるかを確かめます。
• EDIとECを併用する場合は、受注経路によって取引先コードや商品コードが異なるときに、同じ受注処理へ渡せるよう対応付けます。
• FAXを残す場合は、品番や数量の欄が安定している帳票から読み取りを試します。内容を確定できない注文は、担当者が元の帳票で確認できるようにします。

取り込みに失敗した場合は、誰が未登録の注文を拾い、いつ倉庫へ渡すかを決めます。手入力で処理した注文は登録済みとして記録し、連携の復旧後に再登録しないようにします。

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効果は受注から出荷指示までの負荷で確かめる

試行前後で、取引先、注文の種類、締め時刻に対する時間帯をそろえます。比較するのは、注文を受け付けてから倉庫へ出荷指示を出すまでの経過時間と、受注担当者が実際に作業した時間です。作業時間には、入力に加えて読み取り結果の点検やエラーの修正も含めます。FAXの対象を広げる際は、従来の転記にかかった時間と、OCRで読み取った内容を点検・訂正する時間を比べます。

仮に、定番品の注文1件にかかる入力が4分から1分に減っても、出荷指示までの時間が変わらない場合を考えます。取り込んだ注文を午後にまとめて照合しているなら、その照合を待つ時間が残っていると考えられます。出荷指示が早まった場合も、倉庫で数量の修正が増えていれば、確定前の確認作業が後工程に移っていないかを確かめます。

試行対象を広げる前に、二重登録や出荷指示後の訂正が増えていないかも確認します。締め間際の遅れが主な課題なら、平均時間に加え、倉庫と合意した時刻までに指示を出せなかった注文も確認します。

おわりに

まずは取引先と注文の種類を一組選び、受け付けから出荷指示までの流れを記録してみてください。注文がどこで止まり、誰が何を確認しているかが分かると、どの事例を参考にできるか判断しやすくなります。

Yopazは、ECサイトや在庫・販売管理システムの開発と保守に対応しています。ご相談では、受注データをどこで入力し直しているか、既存のシステムでどの項目を取り込めるかを一緒に整理します。現在の注文経路と手入力が残る工程を添えて、Yopazへご相談ください。