レストラン・売店・スパなど複数の販売接点を持つ宿泊施設では、POSを導入していても、売上データをどこで管理し、どのシステムから集計・報告するのかが一様とは限りません。宿泊施設のPOSシステムの基本的な役割は、販売時に発生する取引情報を記録・管理することです。一方、在庫・顧客情報・分析・PMS連携などの対応範囲は製品やシステム構成によって異なるため、製品名や一般的な機能一覧だけでは、自施設における実際の管理範囲を判断できない場合があります。

本記事のテーマは、館内販売と売上把握においてPOSが担う範囲を整理し、PMSなど周辺システムとの役割の違いや、製品・システム構成によって確認すべきポイントを解説することです。自施設のPOSがどの業務とデータを担っているのかを確認し、現在の管理範囲や役割分担を見直すための視点として、お役立てください。    

この記事のポイント

• POSは、館内販売における取引情報を記録・管理し、売上把握の基礎となるシステムです。

• POSが担う管理範囲は、施設の業態や販売接点、製品・システム構成によって異なります。

• POSとPMSでは主な管理対象が異なるため、どの情報をどのシステムで管理するかを明確にすることが重要です。

• 自施設のPOSを確認する際は、販売接点、管理データ、売上報告、他システムとの役割分担を整理する必要があります。

館内販売のどこまでをPOSで管理するのか

宿泊施設のPOSは、レストランや売店などの販売接点で発生する取引情報を記録・管理する役割を担います。ただし、実際にどの販売接点やデータまでをPOSで管理するかは、施設の運用や製品・システム構成によって異なります。

POSの基本的な管理範囲は「販売接点」と「取引データ」

POSレジは販売・会計を行う接点であり、POSシステムはそこで発生する商品・サービス・数量・金額・販売日時・販売場所などの取引情報を記録・管理します。

宿泊施設では、レストラン・バー・カフェ・売店・スパなどが代表的な販売接点です。POSの管理範囲を確認する際は、「どこで使っているか」だけでなく、「各販売接点でどのデータを管理しているか」をあわせて見る必要があります。

販売接点が同じでも、管理範囲は同じとは限らない

同じ宿泊施設内でも、販売接点ごとに異なるPOSを利用していたり、在庫や顧客情報などを別システムで管理していたりする場合があります。そのため、POSの利用有無や機能一覧だけでなく、実際にどの業務・データをPOSが担当しているかを確認することが出発点になります。

POSデータは館内売上の把握にどう役立つのか

POSに蓄積された販売データは、館内で何が、いつ、どこで、どれだけ販売されたかを把握するための基礎になります。商品・サービス別、販売場所別、時間帯別などで取引を見ることで、館内販売の実績を整理できます。

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ただし、POSに販売データが蓄積されていることと、経営・運営に必要な売上把握がPOSだけで完結することは同じではありません。データの有無だけでなく、店舗別・部門別など、自施設の運営に必要な単位で売上を確認できるかどうかが問われます。 

POSとPMSでは主な管理対象がどう異なるのか

POSとPMSは、どちらも宿泊施設の運営を支えるシステムですが、主な管理対象は異なります。

POSが主に管理する情報

POSが主に扱うのは、レストランや売店などの販売接点で発生する取引情報です。商品・サービス、数量、金額、販売日時、販売場所など、館内で発生した販売・取引を中心に管理します。

PMSが主に管理する情報

PMSは、宿泊予約、客室、宿泊者、チェックイン・チェックアウトなど、宿泊運営に関する情報を中心に管理します。製品によって機能範囲は異なりますが、予約・客室・宿泊者に関する情報は主要な管理領域です。

つまり、POSは館内の販売・取引、PMSは予約・客室・宿泊者を中心に扱うという点に、基本的な役割の違いがあります。

連携構成では、一部の情報や処理がまたがる場合がある

POSとPMSを連携している場合は、一部の情報や処理が両システムにまたがることがあります。例えば、POSで発生した利用料金をルーム掛けとしてPMSへ反映したり、顧客情報を参照・共有したりする構成です。

こうした対応範囲は製品やシステム構成によって異なります。重要なのは、POSとPMSの機能が重なっているかどうかだけではなく、自施設でどの情報をどちらのシステムが管理するのかが明確になっていることです。

POSの対応範囲は製品・システム構成によって異なる

POSには販売時に発生する取引情報を記録・管理する基本的な役割がありますが、実際にどこまでの業務やデータを扱うかは、製品やシステム構成によって異なります。

POSに共通する基本的な役割

POSの基本となるのは、商品・サービス、数量、金額、販売日時、販売場所など、販売時に発生する取引情報の記録・管理です。これは、前述した館内売上を把握するための基礎にもなります。

製品・構成によって異なる追加機能

一方で、在庫管理、顧客・会員情報の管理、売上分析、複数店舗の管理、PMSや会計システムとの連携などは、製品によって対応範囲が異なります。

また、同じ機能をPOSで持つのか、PMSや在庫管理、会計など別のシステムで担うのかによっても、POSの役割は変わります。そのため、同じ「POSシステム」であっても、実際の管理範囲が同じとは限りません。

機能が多いPOSが最適とは限らない

機能が多いPOSが、すべての宿泊施設に適しているとは限りません。必要な管理範囲は、施設の業態、販売接点の数、運用方法、既存システムとの役割分担によって変わります。

そのため、POSを見る際は機能数の多さだけで判断するのではなく、自施設の運用や既存のシステム構成に合った範囲を担っているかが問われます。 

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自施設のPOSでは、どの役割と管理範囲を確認すべきか

自施設のPOSを確認する際は、機能一覧だけでなく、販売接点、管理データ、売上報告、他システムとの役割分担を整理することが求められます。

POSを利用している販売接点を確認する

• 販売接点ごとに同じPOSを使用しているか

• 部門・店舗ごとに異なるPOSや管理方法があるか

• POSを介さずに管理している販売やサービスがあるか

POSに記録・管理しているデータを確認する

• どの取引情報をPOSで管理しているか

• 店舗・部門など、必要な単位を識別できるか

• 顧客や在庫の情報をPOSと別システムのどちらで管理しているか

• 同じデータが複数システムにある場合、どのシステムを正としているか

売上報告と他システムとの役割分担を確認する

• 経営・部門管理に必要な売上情報を、最終的にどこから取得・報告しているか

• POSのデータをPMSや会計システムへ反映しているか

• 集計や転記に手作業が残っていないか

• POSと他システムで同じ情報を重複して管理していないか

販売接点、管理データ、報告元、周辺システムとの役割分担を一連の流れとして確認することで、自施設におけるPOSの実際の管理範囲を整理できます。

おわりに

宿泊施設のPOSを判断する軸は、機能の多さではなく、どの販売接点・業務・データを担い、周辺システムとどのように役割を分けているかです。製品やシステム構成によって管理範囲は異なるため、自施設の運用に必要な範囲をPOSがどこまで担っているかという視点で捉えることが求められます。

まずは、POSを利用している販売接点・管理しているデータ・正とするシステム・売上情報の報告元を整理し、現在の管理範囲を確認することが出発点になります。

Yopazでは、宿泊施設が抱える業務課題や既存システムの状況を整理したうえで、DX施策の企画・提案から実行まで支援しています。既存の業務やシステムの役割分担・管理範囲の見直しをご検討の場合は、お気軽にご相談ください。